Image by Bruno from Pixabay
Przedsiębiorcy sprzedający za granicę często zastanawiają się, jak wygląda WDT a KSeF, czyli wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w kontekście nowego systemu. Jak wyjaśnia Poradnik Przedsiębiorcy, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę w KSeF dla transakcji zagranicznych, chyba że została wyłączona z tego obowiązku. Obowiązek dotyczy sprzedaży na rzecz podmiotów zagranicznych posiadających NIP lub inny numer identyfikacyjny. Faktury nie muszą być wystawiane w KSeF w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności, czyli sprzedaży na rzecz konsumentów, w przypadku transakcji podmiotów zagranicznych bez siedziby w Polsce oraz w przypadku sprzedaży w procedurach VAT OSS i IOSS. Jeśli chodzi o WDT, faktury dotyczące wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów muszą być wystawione w KSeF, gdy system jest obowiązkowy. Przekazanie faktury kontrahentowi odbywa się w sposób uzgodniony przez strony i może mieć formę pliku PDF, papieru lub kodu QR. W przypadku eksportu towarów poza Unię Europejską faktury również wymagają wystawienia w systemie, a kontrahent otrzymuje je w formie uzgodnionej, na przykład z linkiem lub kodem QR umożliwiającym podgląd w systemie. Co z fakturami od zagranicznych dostawców? Podatnik nie musi raportować do systemu faktur od dostawców zagranicznych, gdy kontrahent nie ma siedziby w Polsce. Jak to zastosować w praktyce? Po pierwsze, ustalić, kim jest nabywca: podmiotem gospodarczym z numerem identyfikacyjnym czy osobą fizyczną. Po drugie, sprawdzić, czy sprzedaż odbywa się w procedurze szczególnej, takiej jak OSS lub IOSS, bo wtedy obowiązek nie występuje. Po trzecie, ustalić z zagranicznym kontrahentem sposób przekazywania faktury: zagraniczny nabywca nie korzysta zwykle z polskiego systemu, więc potrzebuje dokumentu w zrozumiałej formie, na przykład PDF z kodem QR. Po czwarte, pamiętać, że faktura wystawiona w systemie dostaje numer identyfikacyjny, który warto uwzględniać w ewidencji. Po piąte, uwzględnić, że przepisy o dokumentowaniu transakcji zagranicznych są złożone, więc przy wątpliwościach warto skonsultować się z doradcą podatkowym. Dotyczy to zwłaszcza firm eksportujących do wielu krajów i sprzedających w modelu mieszanym.
Zdarza się, że nabywca zgubi fakturę lub ją zniszczy i prosi o kopię. Jak wygląda duplikat faktury a KSeF? Według Poradnika Przedsiębiorcy duplikat faktury można wystawić wyłącznie w przypadkach, gdy faktura została wystawiona i udostępniona nabywcy poza systemem. Dotyczy to sytuacji, w których nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności, nabywca nie ma siedziby w Polsce, świadczenie odbywało się poza terytorium Polski albo faktura została wystawiona w trybie offline lub podczas awarii systemu. Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT duplikat faktury wystawia się na wniosek nabywcy w przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury. Dokument zawiera datę wystawienia, która jest obowiązkowa, oraz wyraz duplikat, który jest fakultatywny. Zasady wystawiania duplikatów mają zastosowanie również do faktur wystawionych w trybie offline lub podczas niedostępności systemu. Co z e-fakturami wystawionymi standardowo online w KSeF? W ich przypadku duplikat nie jest wymagany ani możliwy, ponieważ nabywca może w dowolnym momencie pobrać fakturę bezpośrednio z systemu, w którym jest przechowywana. Jak to rozumieć? Faktura ustrukturyzowana nie jest dokumentem papierowym, który można zgubić, tylko wpisem w systemie, do którego uprawniony nabywca ma dostęp. Dlatego prośba o duplikat zwykle oznacza, że nabywca nie wie, jak pobrać fakturę, a sprzedawca może mu to wyjaśnić. Co robić w praktyce? Gdy klient prosi o duplikat, sprawdzić, w jaki sposób faktura została wystawiona i udostępniona. Jeśli w systemie, wskazać nabywcy sposób pobrania, na przykład przez numer faktury lub kod QR. Jeśli poza systemem, zgodnie z wyjątkami opisanymi powyżej, można wystawić duplikat z datą wystawienia i ewentualnym oznaczeniem. Dobrze przechowywać kopie wystawionych dokumentów oraz rejestr wniosków o duplikaty, który ułatwia kontrolę. Przedsiębiorcy powinni poinformować pracowników działu sprzedaży o zasadach, aby klienci otrzymywali spójne odpowiedzi. W bardziej skomplikowanych sytuacjach, na przykład gdy faktura została wystawiona w trakcie awarii systemu, warto skonsultować się z księgowym.
Wielu przedsiębiorców prosi w sklepach o paragon z numerem NIP, który zgodnie z przepisami stanowi fakturę uproszczoną. Jak opisuje Poradnik Przedsiębiorcy, paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy traktowany jest jak zwykła faktura, gdy sprzedaż do przedsiębiorcy jest dokumentowana paragonem z jego numerem identyfikacji podatkowej. Jak zmienia się to w kontekście KSeF? Pytanie o paragon z NIP a KSeF dotyczy okresu przejściowego i zmian na początku 2027 roku. Do końca bieżącego roku, czyli do 31 grudnia 2026 r., paragony fiskalne z NIP pozostają wyłączone z obowiązkowego KSeF. Podatnicy mogą nadal wystawiać je przez kasy rejestrujące bez konieczności wprowadzania do systemu. Główna zmiana nastąpi od 1 stycznia 2027 r. Jak wskazano w artykule, od tego dnia podatnicy będą obowiązani na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, co oznacza, że paragony z NIP będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w systemie. Takie faktury będą wykazywane w ewidencji JPK VAT z oznaczeniem FP, czyli faktura związana ze sprzedażą udokumentowaną paragonem fiskalnym. Co to oznacza dla sprzedawców? Firmy prowadzące sprzedaż detaliczną i usługową, które wystawiają paragony z NIP, powinny zawczasu przygotować kasy i oprogramowanie do nowych zasad. Dotyczy to sklepów, stacji paliw, gastronomii i usług. Warto sprawdzić z dostawcą kas, czy urządzenia zostaną zaktualizowane, oraz jak będzie wyglądał proces od momentu wydrukowania paragonu do wysłania faktury. Co to oznacza dla kupujących? Przedsiębiorcy, którzy zbierają paragony z NIP jako dokumenty kosztowe, powinni zwracać uwagę na nowe formy otrzymywania dokumentów, bo faktury będą dostępne w systemie. Dobrze też wiedzieć, jak pobierać dokumenty i jak je księgować. Jak się przygotować? Uporządkować procedury sprzedaży z NIP, przeszkolić pracowników i sprawdzić, jak program księgowy integruje się z KSeF. Zmiany obejmują także oznaczenia w JPK VAT, więc warto skonsultować je z księgową. Ponieważ przepisy mogą być jeszcze doprecyzowywane, należy śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów.
