Image by Bruno from Pixabay.com
Krajowy System e-Faktur obejmuje nie tylko standardowe transakcje między przedsiębiorcami, ale również specyficzne obszary rozliczeń, które wymagają odrębnego podejścia. Rozliczenia z rolnikami ryczałtowymi, oznaczanie płatności numerem identyfikującym dokument oraz dokumentowanie sprzedaży detalicznej przy użyciu kas rejestrujących to trzy zagadnienia, które generują najwięcej pytań wśród księgowych przygotowujących firmy do nowych obowiązków. Poniżej wyjaśniamy zasady wystawiania dokumentów rozliczeniowych z producentami rolnymi, terminy związane z oznaczaniem przelewów oraz przyszłość paragonów fiskalnych w erze elektronicznego fakturowania.
Rozliczenia z producentami rolnymi korzystającymi ze zwolnienia podatkowego od lat funkcjonują na odrębnych zasadach, ponieważ dokument potwierdzający zakup produktów rolnych wystawia nabywca, nie sprzedawca. Faktura RR a KSeF to relacja oparta na zasadzie dobrowolności, w przeciwieństwie do większości innych transakcji objętych obowiązkowym systemem. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów obowiązującym od 1 lutego 2026 roku, dokument rozliczeniowy z rolnikiem ryczałtowym oraz jego ewentualna korekta mogą zostać wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, ale wyłącznie za zgodą dostawcy. Rolnik musi w tym celu uwierzytelnić się w systemie i potwierdzić swój status podatnika zwolnionego, składając stosowne oświadczenie elektronicznie, zamiast w formie papierowej dołączonej do dokumentu. Wystawienie takiej faktury poprzez system wymaga zastosowania numerów identyfikacji podatkowej obu stron, podczas gdy w wersji papierowej lub elektronicznej poza KSeF nadal można posłużyć się numerem PESEL rolnika. Co istotne, korekta dokumentu wystawionego pierwotnie w systemie musi również zostać sporządzona przy użyciu KSeF, co eliminuje możliwość mieszania form dokumentacji w ramach jednej transakcji. Warunkiem odliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku przez nabywcę pozostaje zapłata należności na rachunek bankowy rolnika, a w dokumencie potwierdzającym przelew musi się znaleźć numer identyfikujący fakturę w systemie, jeśli dokument został wystawiony elektronicznie.
Z perspektywy płatności istotną zmianą jest również wprowadzenie obowiązku oznaczania przelewów numerem przypisanym przez system. Numer KSeF w przelewie stanie się obligatoryjny od 1 stycznia 2027 roku, a obowiązek ten dotyczy nabywców będących czynnymi podatnikami VAT regulujących należności za faktury ustrukturyzowane lub dokumenty wystawione w trybie awaryjnym według wzoru systemowego. Przelew lub polecenie zapłaty musi w takim przypadku zawierać numer identyfikujący fakturę w KSeF lub identyfikator zbiorczy, jeśli płatność obejmuje kilka dokumentów od jednego dostawcy w określonym przedziale czasowym. Przed dokonaniem płatności nabywca powinien zweryfikować status sprzedawcy w wykazie podatników VAT, ponieważ obowiązek oznaczania numeru nie dotyczy transakcji ze sprzedawcą zwolnionym podmiotowo z podatku. Odrębne zasady przewidziano dla mechanizmu podzielonej płatności, gdzie od stycznia 2027 roku komunikat przelewu będzie musiał zawierać numer faktury identyfikujący ją w systemie, obok kwoty podatku i wartości brutto transakcji. Wprowadzenie tych regulacji ma na celu ograniczenie zatorów płatniczych oraz usprawnienie procesów analitycznych prowadzonych przez administrację skarbową, a jednocześnie nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku otwierania nowych rachunków bankowych w Polsce, jeśli korzystają z rachunków zagranicznych w prowadzonej działalności.
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej tradycyjnie dokumentowana jest paragonem fiskalnym, a system kas rejestrujących pozostaje filarem rozliczeń detalicznych niezależnie od wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Faktury z kasy fiskalnej a KSeF to temat regulowany przepisem przejściowym, zgodnie z którym od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku możliwe jest wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych dla czynności dokumentowanych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Oznacza to, że w tym okresie przedsiębiorcy emitujący dokumenty sprzedaży bezpośrednio z kasy fiskalnej lub wystawiający faktury odrębnie do paragonu mogą kontynuować dotychczasową praktykę, bez konieczności wprowadzania tych dokumentów do systemu. Sytuacja zmieni się fundamentalnie od 1 stycznia 2027 roku, gdy nastąpi całkowite odejście od możliwości dokumentowania sprzedaży fakturą wystawioną przy użyciu kasy rejestrującej. Przepis regulujący obowiązki podatników stosujących kasy fiskalne zostanie zmodyfikowany w taki sposób, że nakaże wystawianie wyłącznie paragonu fiskalnego, a nie faktury z kasy. Dotyczy to również paragonów uznawanych dotąd za faktury uproszczone, czyli dokumentów zawierających numer identyfikacyjny nabywcy do określonej kwoty, które po tej dacie przestaną funkcjonować w obecnej formie. Kasa fiskalna nie zniknie jednak z obrotu gospodarczego, ponieważ pozostanie podstawowym narzędziem dokumentowania transakcji z konsumentami, a obowiązek wystawiania e-faktury nie obejmuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Istotną zmianą dla przedsiębiorców pozostaje sposób postępowania z dokumentami uzupełniającymi paragon przy żądaniu wystawienia faktury przez konsumenta. Klient może domagać się faktury w terminie trzech miesięcy od dokonania transakcji, a sprzedawca w takiej sytuacji nie wystawia jej poprzez system, lecz zachowuje numer paragonu oraz numer unikatowy kasy w dokumentacji wewnętrznej albo dołącza papierowy paragon do egzemplarza pozostającego u podatnika. Na żądanie osoby fizycznej możliwe będzie również wystawienie faktury ustrukturyzowanej, choć nie jest to obowiązek wynikający automatycznie z samego faktu sprzedaży detalicznej. Portal Poradnik Przedsiębiorcy systematycznie monitoruje zmiany legislacyjne dotyczące tych obszarów, dostarczając przedsiębiorcom i biurom rachunkowym aktualnych informacji o terminach wdrożenia poszczególnych obowiązków, a osoby poszukujące szczegółowych wytycznych dotyczących integracji kas rejestrujących z nowym systemem mogą korzystać z materiałów eksperckich publikowanych przez Poradnik Przedsiębiorcy.
