materiały partnera
Niewielu przedsiębiorców wie, że nieużywane oprogramowania pochłania w ich firmach znaczną część kosztów. Programy działają, pracownicy logują się codziennie, systemy funkcjonują bez większych problemów. Nikt jednak nie zagląda głębiej, dopóki nie pojawi się kontrola, migracja do chmury albo większa reorganizacja. Wtedy pada pytanie: ile właściwie mamy licencji i czy wszystko jest w porządku? Eksperci z https://licencepro.pl/ podpowiadają, że często okazuje się, że odpowiedź nie jest oczywista. Audyt w modelu Software Asset Management (SAM) to sposób na uporządkowanie tej sytuacji.
Najprościej mówiąc, to porównanie dwóch rzeczy: tego, co jest zainstalowane w firmowej infrastrukturze, oraz tego, co zostało formalnie kupione. W pierwszym kroku zbiera się dane z komputerów i serwerów. Następnie analizuje dokumentację zakupową. Dopiero zestawienie tych dwóch światów pokazuje realny obraz sytuacji. Różnice pojawiają się częściej, niż mogłoby się wydawać. W średnich firmach rozbieżności między stanem technicznym a dokumentacją mogą sięgać 10–20%. Czasem firma płaci za coś, czego już nie używa. Czasem używa więcej, niż ma w dokumentach.
Największym ryzykiem jest niewystarczająca liczba licencji. Jeśli producent przeprowadzi oficjalny audyt i wykryje braki, firma musi dopłacić brakujące licencje. Do tego dochodzą koszty administracyjne i presja czasu. Przy większym środowisku IT kwoty potrafią być naprawdę znaczące. Z drugiej strony istnieje też cichy problem nadlicencjonowania. Aktywne subskrypcje dla byłych pracowników, nieużywane wersje systemów, podwójne środowiska testowe generują koszty. Audyt pozwala je wychwycić i ograniczyć. Dzięki temu SAM to nie tylko ochrona przed karą, ale też realna optymalizacja wydatków.
Nie jest to kontrola z zaskoczenia ani skomplikowana operacja techniczna. Proces zwykle przebiega etapami:
Na końcu firma otrzymuje jasny obraz sytuacji: gdzie ma nadmiar, gdzie potencjalne ryzyko i jakie działania warto podjąć. Całość może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od wielkości organizacji.
Audyt przeprowadzony z własnej inicjatywy daje komfort. To firma kontroluje proces, tempo i decyzje. Nie działa pod presją zewnętrznej kontroli. Regularne przeglądy licencyjne pozwalają planować budżet spokojnie i przewidywalnie. Zamiast reagować w sytuacji kryzysowej, można świadomie zarządzać zasobami. Wszystko to sprawia, że Software Asset Management nie jest biurokratycznym dodatkiem. To element dojrzałego zarządzania. A wiedza o tym, ile naprawdę masz licencji, po prostu daje spokój.
Budowa hurtowni danych bardzo rzadko psuje się na poziomie technologii. Zdecydowanie częściej problem pojawia się już na etapie decyzji, założeń i skrótów myślowych. Firmy, które trafiają do fachowców z alterdata.com/pl, zazwyczaj mają już za sobą pierwszą próbę: hurtownia działa, dane się ładują, ale z perspektywy biznesu coś wyraźnie się nie spina. Jakie błędy warto wyeliminować?
Tu hurtownia danych powstaje, bo „czas ją mieć”, bo „wszyscy mają” albo dlatego, że konkretna technologia dobrze wygląda. Dopiero później pojawia się pytanie, do jakich decyzji ma ona faktycznie służyć. Zespoły, które nie potrafią jasno odpowiedzieć na pytanie „jakie decyzje chcemy podejmować szybciej lub lepiej dzięki tej hurtowni”, w ciągu kilku miesięcy wracają do Excela i ręcznych analiz.
Drugim krytycznym błędem jest traktowanie danych jak jednolitego zbioru, który po prostu trzeba zebrać w jednym miejscu. Tymczasem każdy system źródłowy ma własną logikę: inne momenty rejestracji zdarzeń, inne definicje statusów, inne ograniczenia. Dane sprzedażowe, marketingowe i finansowe opisują rzeczywistość z różnych perspektyw, które rzadko są ze sobą spójne na starcie. Bez świadomego modelowania semantyki danych hurtownia zaczyna produkować sprzeczne wyniki. Zespoły tracą czas na uzgadnianie liczb zamiast na analizę. Według doświadczeń z projektów data warehousing nawet 30-40% czasu analityków bywa wtedy marnowane na ręczne wyjaśnianie niespójności.
Hurtownia danych nie jest tworzona dla systemów, lecz dla ludzi. Mimo to w wielu projektach użytkownik biznesowy pojawia się dopiero na etapie prezentacji gotowego rozwiązania. Wtedy okazuje się, że struktura tabel jest niezrozumiała, nazewnictwo nie odpowiada realnym pojęciom używanym w firmie, a korzystanie z danych wymaga pomocy analityka. W konsekwencji hurtownia technicznie działa, ale realnie korzysta z niej wąska grupa osób. Reszta wraca do własnych narzędzi i obejść. W dobrze zaprojektowanych projektach użytkownik biznesowy jest włączany wcześnie, bo to on nadaje sens danym.
Samo przeniesienie danych do jednego miejsca nie poprawia ich jakości. Jeżeli nie istnieją mechanizmy walidacji, monitorowania i odpowiedzialności, hurtownia zaczyna powielać błędy źródłowe na większą skalę. Duplikaty, nieaktualne rekordy i brak spójności stają się trudniejsze do wykrycia. Firmy, które nie inwestują w jakość danych, bardzo szybko tracą do nich zaufanie. Równie częstym błędem, jest traktowanie budowy hurtowni danych jako projektu jednorazowego. Tymczasem potrzeby biznesowe zmieniają się szybciej niż struktury danych. Firmy, które nie planują rozwoju, szybko odkrywają, że ich hurtownia nie nadąża za rzeczywistością operacyjną.
