Organizacja konferencji w wynajętej sali konferencyjnej jest obecnie najpopularniejszym rozwiązaniem. Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy wyborze odpowiedniej oferty?
Nie każda firma dysponuje odpowiednią przestrzenią do przygotowania spotkania biznesowego. Czasami liczba uczestników jest tak wysoka, że posiadana sala jest zbyt mała. W takich przypadkach najczęściej firmy decydują się na wynajem sal konferencyjnych.
O czym powinniśmy pamiętać podczas poszukiwania sali na konferencję? Zapraszamy do sprawdzenia poradnika przygotowanego przez serwis http://ergowiosla.pl/!
Gdy firma chce zdecydować się na wynajęcie sali konferencyjnej, ma do wyboru szeroką gamę różnych ofert – informacje na ich temat można znaleźć już teraz przez internet.
Dobór właściwej sali ma szczególne znaczenie dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Czym zatem powinna charakteryzować się dobra sala na konferencję? Pod uwagę należy wziąć szereg różnych czynników, dopasowując je do specyfiki organizowanego wydarzenia.
Przede wszystkim poszukiwania powinniśmy rozpocząć od określenia interesującej nas lokalizacji. Czy lepiej zdecydować się na salę w mieście, w którym znajduje się siedziba firmy, a może poza nim?
Każda z tych propozycji ma swoje plusy i minusy. Konferencja w mieście sprawdzi się wtedy, gdy zależy nam na szybkim i wygodnym dojeździe. Ta poza miastem będzie dobrym wyborem wtedy, gdy zamierzamy przygotować wydarzenie kilkudniowe, które dodatkowo może być połączone z innymi eventami, na przykład z bankietem czy integracją dla pracowników.
Salę na konferencję dobieramy pod względem liczby osób, które mają wziąć udział w danym wydarzeniu.
Najczęściej centra konferencyjne czy hotele z zapleczem konferencyjnym prezentują wiadomości o salach do dyspozycji na swoich stronach internetowych.
Przy doborze odpowiedniego miejsca pamiętajmy o zwróceniu uwagi na ustawienie stołów i krzeseł. W zależności od wybranego ustawienia w sali zmieści się mniej lub więcej osób. Najwięcej z nich może wziąć udział w konferencjach, podczas których na sali nie znajdują się stoły, tylko same krzesła. Gdy chcemy urządzić wydarzenie, które będzie wymagało zastosowania stołów, w tej samej przestrzeni zmieści się mniej osób.
Podczas wyboru odpowiedniej sali na konferencję musimy także sprawdzić, jakie oferuje ona wyposażenie.
Do wyboru mamy sale posiadające systemy nagłośnieniowe, zaawansowane systemy nagłośnienia, flipcharty, tablice multimedialne, projektory i duże telewizory, sale z systemami do głosowania czy systemami do tłumaczenia. Zwróćmy także uwagę na dostęp do internetu – wiele obiektów zapewnia go bezpłatnie.
Jeśli chcemy, aby konferencja była całkowicie udana, możemy także dobrać dodatkowe usługi, na przykład takie jak:
